Seguro que en los últimos meses has oído hablar de VeriFactu y de la factura electrónica, y en muchas ocasiones de los dos sistemas a la vez. Incluso de ellos como si fuera una única obligación legal. Ambos tienen en común que digitalizarán la facturación en España y afectarán al software que utilizan empresas y profesionales.
Pero no, no son lo mismo. Ni siquiera entrarán en vigor en España en el mismo momento y sus requisitos son diferentes para los contribuyentes.
VeriFactu y la factura electrónica no son lo mismo
VeriFactu establece los requisitos que deben cumplir los sistemas informáticos que utilizan las empresas y los profesionales para facturar. El objetivo de la norma es evitar el fraude fiscal y que los registros de facturación sean íntegros, trazables e inalterables.
Los programas deberán generar la información correspondiente a cada operación, y las facturas incluirán un código QR para verificarlas fácilmente.
Entonces, ¿qué es la factura electrónica? En este caso, regula cómo se emiten y se reciben facturas entre empresas y profesionales a través de un formato electrónico estructurado. Por ejemplo, enviar una factura en PDF por correo electrónico no significa necesariamente que se esté utilizando una factura electrónica.
El calendario de aplicación es diferente. Las empresas sujetas al Impuesto sobre Sociedades deberán adaptar sus sistemas a VeriFactu antes del 1 de enero de 2027. El resto de obligados tributarios, incluidos los autónomos, tendrán de plazo hasta el 1 de julio de 2027. La factura electrónica, por su parte, llegará entre 2027 y 2028, según el tipo de contribuyente.
¿Hay conexión entre los dos sistemas?
Aunque sus objetivos sean diferentes, las dos obligaciones afectan al software con el que trabaja la empresa.
Un negocio grande necesitará un sistema que genere los registros de facturación de acuerdo a VeriFactu y, al mismo tiempo, una solución para emitir y recibir facturas electrónicas. Por eso, la opción que gana más peso es un software común para no tener que trasladar información manualmente de un programa a otro.
Situaciones en las que un software ERP sí tiene sentido
Un programa de facturación cumple las principales operaciones, y puede ser suficiente para un autónomo o una pyme que únicamente necesite emitir facturas y controlar ingresos y gastos.
Sin embargo, un software ERP conecta todas las áreas de la empresa en el mismo sistema: facturación, contabilidad, compras, ventas, nóminas, gestión del almacén… En una empresa que se dedica a la logística, por ejemplo, un buen software actualizaría el inventario en tiempo real y generaría la factura de ese pedido.
Al integrar VeriFactu, la factura electrónica y el resto de departamentos de la empresa en el mismo software, es más fácil acceder a los datos, reduce las tareas manuales y hace que la empresa sea mucho más eficiente, sobre todo en épocas de mayor volumen de trabajo.
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